Als er over AI bij de overheid wordt gesproken, gaat het al snel over beleid, vergunningen en chatbots. Maar de mensen die er in de praktijk het meest aan kunnen hebben, worden zelden genoemd: secretaresses, managementassistenten en andere ondersteuners. Terwijl juist in dat werk veel taken zitten waar AI goed in is. In de Bredase Copilot-pilot was het uitwerken van vergaderverslagen door notulisten niet voor niets een van de populairste toepassingen.
Dit artikel is voor ondersteuners zelf, en voor de teamleiders die hen willen helpen. Geen vergezichten, maar wat vandaag al kan.
Waar AI je echt tijd oplevert
1. Notulen en verslagen
De grootste tijdvreter van het vak. AI kan van een opname of je eigen aantekeningen een concept-verslag maken: nette zinnen, actiepunten eruit gelicht, besluiten op een rij. Jij controleert en verfijnt. Reken op de helft minder uitwerktijd, vaak meer. Let wel op: voor het opnemen van vergaderingen gelden regels, dus stem dit af met je organisatie voordat je begint.
2. Eerste concepten van mails en brieven
Een lastige mail aan een boze inwoner, een nette afwijzing, een uitnodiging in de juiste toon. AI schrijft in seconden een eerste versie op basis van een paar steekwoorden. Het concept is zelden meteen goed, maar schaven aan een tekst is veel sneller dan staren naar een leeg scherm.
3. Samenvatten van lange stukken
Je manager gaat een overleg in en heeft geen tijd gehad voor de veertig pagina's bijlagen. AI vat samen: de hoofdpunten, de gevoeligheden, de vraag die op tafel ligt. Jij checkt of er niets belangrijks mist. Zo maak je je manager beter voorbereid zonder er een middag aan kwijt te zijn.
4. Structuur in de mailbox
AI kan helpen binnenkomende vragen te herkennen en te sorteren: wat is urgent, wat kan naar een collega, wat is een terugkerende vraag met een standaardantwoord. Niet alles hoeft automatisch; alleen al een voorgesorteerde mailbox scheelt elke dag tijd.
5. Teksten controleren en vertalen
Spelling, toon, begrijpelijkheid op B1-niveau, of een snelle vertaling voor een anderstalige inwoner. AI doet het in seconden. Handig voor alles wat de deur uit gaat.
Wat je beter niet kunt doen
- Persoonsgegevens in publieke AI-tools zetten. Namen, adressen, dossiers van inwoners of collega's horen niet thuis in ChatGPT of vergelijkbare gratis tools. Gebruik alleen tools die je organisatie heeft goedgekeurd, en vraag ernaar als die er nog niet zijn.
- AI-teksten ongelezen doorsturen. AI maakt fouten, verzint soms feiten, en kent jouw organisatie niet. Jij blijft de kwaliteitsbewaker. Dat is geen bijzaak; dat is je vak.
- Wachten tot het beleid er is. Uit onderzoek blijkt dat driekwart van de Nederlandse gemeenten al ChatGPT gebruikt, vaak zonder dat er afspraken liggen. Stiekem gebruiken is het slechtste scenario. Vraag liever hardop: welke tools mogen we gebruiken, en waarvoor?
Je rol verandert, en dat is goed nieuws
Ik snap de zorg: als AI de notulen uitwerkt en de mails voorschrijft, wat blijft er dan over? Meer dan je denkt. Het typewerk verdwijnt deels, het denkwerk niet. Iemand moet weten wat er in het overleg echt speelde, welke toon past bij welke bestuurder, en wat er geregeld moet zijn voordat iemand erom vraagt. Dat kan AI niet, en dat wordt juist zichtbaarder als het routinewerk sneller gaat.
De ondersteuners die nu leren werken met AI, worden bovendien de vraagbaak van hun afdeling. En dat is geen vrijblijvende ontwikkeling: sinds februari 2025 zijn organisaties volgens de Europese AI-verordening verplicht te zorgen dat medewerkers die met AI werken voldoende AI-geletterd zijn. Tijd om te leren onder werktijd is dus geen gunst, maar een verplichting van je werkgever.
Zo begin je deze week nog
- Vraag welke AI-tools je organisatie heeft goedgekeurd, en welke afspraken er gelden
- Kies één taak die je elke week doet en veel tijd kost, bijvoorbeeld het uitwerken van een vast overleg
- Probeer AI daar twee weken op, zonder gevoelige gegevens, en houd bij wat het je scheelt
- Deel je ervaring met je team en je leidinggevende, ook wat tegenviel